Le choix du code APE (ou code NAF) lors de l’immatriculation d’une conciergerie spécialisée dans la location courte durée mérite une attention particulière. Ce code doit refléter l’activité principale réellement exercée et peut avoir des conséquences pratiques sur l’immatriculation, la convention collective applicable, l’assujettissement à la TVA, les assurances à souscrire et la communication envers les partenaires. Cet article explique les critères à prendre en compte, les codes les plus fréquemment retenus, les conséquences pratiques et une checklist pour sécuriser votre immatriculation.
Déterminer l’activité principale : la règle de base
Avant tout, identifiez la prestation dominante fournie sur une année civile. On distingue généralement trois situations :
- La conciergerie qui fournit des services (ménage, accueil/check-in, préparation des logements, blanchisserie) pour le compte de propriétaires : prestation de services.
- La conciergerie qui assure la gestion locative au sens juridique (réservation, encaissement des loyers, tenue de compte, déclarations) sous mandat écrit : gestion pour compte de tiers.
- La société qui possède et exploite directement des logements (facturation directe aux voyageurs) : activité de location.
Codes APE couramment retenus et quand les utiliser
Voici les codes fréquemment choisis et les situations où ils sont pertinents :
- 9609Z – Autres services personnels n.c.a. : convient lorsque l’activité principale est composée de prestations de ménage, d’accueil, de conciergerie technique et logistique sans mandat de gestion formel. C’est un choix classique pour les prestataires de services intervenant sur les biens de propriétaires qui restent les interlocuteurs contractuels.
- 6831Z – Agences immobilières ou 6832A/B selon la nomenclature : adapté si vous exercez une activité de gestion locative pour le compte de tiers avec mandat écrit, éventuellement encaissement des loyers ou des paiements des voyageurs. La gestion locative est une activité réglementée et peut entraîner des obligations supplémentaires (assurance, garantie financière selon le cas).
- 6820A / 6820B – Location de logements : à retenir si l’entreprise possède et exploite les logements (meublés de tourisme exploités par la société) et facture directement les séjours aux voyageurs.
- 9700Z – Activités des ménages en tant qu’employeurs : concerne des interventions au domicile de particuliers employeurs ; peu fréquent pour une conciergerie qui facture des services via une structure commerciale.
Éléments pratiques qui orientent le choix
Plusieurs critères concrets déterminent le code APE pertinent :
- Qui facture et encaisse ? Si la conciergerie facture les voyageurs et tient la comptabilité des recettes, le code lié à la location ou à la gestion devient pertinent.
- Existence d’un mandat écrit : la gestion locative suppose un mandat ; en son absence, l’activité est plutôt un service de prestataire.
- Possession des biens : si la société est propriétaire des logements, le code location est généralement préférable.
- Durée et nature des prestations : nettoyage ponctuel et accueil sans prise en charge administrative orientent vers 9609Z ; gestion complète vers 6831Z.
Conséquences administratives, sociales et fiscales
Le code APE n’est pas neutre : il peut influer sur plusieurs points pratiques. Selon le code retenu, vous pouvez être assujetti à des règles d’immatriculation différentes (RCS si activité commerciale, répertoire des métiers si activité artisanale), la convention collective applicable aux salariés peut varier, et les obligations en matière d’assurance (responsabilité civile professionnelle, multirisque, garantie financière) seront à adapter. Sur le plan fiscal, la nature de l’activité (prestation de service vs location meublée) conditionne l’application de la TVA et le régime fiscal des revenus (régime micro, réel, LMNP/LMP pour la location meublée).
Checklist avant d’immatriculer
- Déterminez l’activité dominante sur une année et rédigez un résumé d’activités (prestations principales, facturation, modes d’encaissement).
- Vérifiez s’il existe des mandats écrits avec les propriétaires ; conservez les contrats signés.
- Consultez l’INSEE ou utilisez la base des codes APE pour vérifier le libellé correspondant.
- Consultez un expert-comptable pour estimer les conséquences fiscales et sociales du choix.
- Vérifiez les obligations locales : enregistrement des meublés de tourisme en mairie, numéro d’enregistrement, règles de la copropriété, etc.
- Souscrivez les assurances adaptées : responsabilité civile professionnelle, multirisque pro et éventuellement une assurance spécifique aux dommages dans les logements.
- Si vous employez du personnel, renseignez-vous sur la convention collective applicable et les obligations sociales.
Recommandations finales
En pratique, pour une conciergerie qui réalise principalement des prestations de nettoyage, d’accueil et d’entretien, le code 9609Z est souvent retenu. Si l’entreprise gère les loyers et les réservations pour le compte de propriétaires avec un mandat clair, orientez-vous vers un code lié à la gestion immobilière (6831Z). Si l’activité consiste à exploiter des logements appartenant à la société, choisissez le code lié à la location de logements. Quel que soit votre choix, faites-valider la qualification par un expert-comptable et, si besoin, demandez une confirmation écrite à l’INSEE pour éviter des incohérences administratives ou des redéclarations ultérieures.